Autenticazione di sottoscrizione

Informazioni sui destinatari del servizio:

A tutti coloro che necessitano di autenticare la propria firma su un'istanza (cioè domanda, richiesta) o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

Come indicato nell’art. 21 del d.P.R. 445/2000, l’autentica di una sottoscrizione è l'attestazione effettuata da un pubblico ufficiale (incaricato dal Sindaco), redatta di seguito alla sottoscrizione, che autentica che la firma posta in calce ad un documento (un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà) è stata fatta da quella persona dichiarante in sua presenza (la firma deve essere apposta in presenza del funzionario), previo accertamento dell'identità della persona dichiarante che sottoscrive (esibizione di un documento d’identità in corso di validità), indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio, senza entrare nel merito della veridicità del contenuto. In merito alla possibilità di autenticare la sottoscrizione, circa il contenuto di competenza dell’incaricato, si consiglia di contattare preventivamente l’ufficio anagrafe.

Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione ha definito i limiti della competenza del funzionario, dato che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”. La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo.

Limiti all’attività di legalizzazione
Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Con l'entrata in vigore del d.P.R. n. 445/2000 tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi (ad eccezione di quelle presentate al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici) possono essere presentate personalmente senza alcuna necessità di autenticare la sottoscrizione, esibendo un documento d’identità valido, oppure possono essere inviate anche per via telematica, allegando copia di un documento di identità del dichiarante, dato che il primo comma prevede che l’autenticità sia garantita dalla copia di un documento di identità, secondo le indicazioni dell’art. 38, così come è valida la firma digitale, se presentate in forma telematica.

Quando si può autenticare una sottoscrizione – casi generali
Si possono autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

- atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità;

- istanze (cioè, domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (es. banche, assicurazioni);

- proposte di referendum, iniziative di legge, candidature elettorali;

NON è possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

- Dichiarazioni/manifestazioni d'impegno e di volontà;

- Autorizzazioni;

- Accettazioni o rinunce d'incarico;

- Procure/deleghe (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto);

- Diffidi ad adempiere;

- Dichiarazioni future;

- Scritture private e meri rapporti tra privati;

- Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile;

- Sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari;

- Compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati – non per il subentro nel contratto di leasing);

- Testamenti;

- In generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza (cioè domande, richieste) o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.

Si segnala che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non siano scritti in lingua italiana. L'eventuale documento presentato in lingua straniera dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.

Non è possibile autenticare firme su fogli in bianco perché nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle competenze dell’incaricato.

Quando si può autenticare una sottoscrizione – casi speciali
Alcune norme speciali derogano i divieti sopra esposti, consentendo l'autenticazione della sottoscrizione del dichiarante da parte del dipendente incaricato dal sindaco in caso di:

1. firme degli atti e delle dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi, ovvero pegni ed ipoteche (D.L. 4 luglio 2006, n. 223). Viene autenticata la firma del venditore sul certificato di proprietà oppure sulla dichiarazione di vendita (in caso di mancanza del certificato di proprietà). L’autentica può essere richiesta:
   - ai titolari degli STA - Sportelli telematici dell’automobilista (= Uffici provinciali ACI che gestiscono il PRA, Uffici Motorizzazione Civile provinciali (UMC), Delegazioni ACI e Studi di Consulenza Automobilistica)
   - ai dipendenti delegati dai titolari STA a svolgere l’attività di autentica
   - agli uffici comunali (solo per i Certificati di Proprietà - CdP – originariamente cartacei, ma non per le copie cartacee dei CdP digitali)

2. quietanze liberatorie (modello nella sezione allegati) il d.L. n.70/2011 ha introdotto all'art. 8 comma 3-bis della L. 386/1990, la possibilità, anche per i funzionari del Comune, di autenticare le firme sulle quietanze liberatorie mediante il quale il creditore, liberando il debitore, non si limita a dichiarare di aver ricevuto una data somma di denaro a fronte di un assegno sprovvisto di copertura, ma esprime una volontà ben precisa, volta a liberare il debitore dall’obbligazione contratta nei confronti del creditore;

3. dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per uso successione (modelli nella sezione allegati);

4. Sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità (Art. 39 D. Lgs. 28.7.1989 n. 271).

5. Manifestazione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro fra questi ed il minore da adottare (Art. 31 comma 3 lett. e) L. 4.5.1983 n. 184).

6. su dichiarazioni inerenti alla sussistenza del debito;

7. le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983);

8. le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati;

Ecco come fare per accedere al servizio:

Prenotare l’appuntamento presso l’ufficio anagrafe del Comune (all’inizio della presente pagina – bottone “prenotazione online”). In merito alla possibilità di autenticare la sottoscrizione, circa il contenuto di competenza dell’incaricato, si consiglia di contattare preventivamente l’ufficio anagrafe via email anagrafe@comune.rezzato.bs.it

Il servizio consente di ottenere:

Autenticazione della sottoscrizione su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. 

1 marca da bollo da € 16,00 (l'autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento. Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l'operatore suggerire eventuali cause di esenzione - la marca da bollo deve essere portata personalmente dal cittadino, in quanto l’ufficio non può cedere valori bollati);

SE LA PERSONA È IMPOSSIBILITATA AD APPORRE LA SOTTOSCRIZIONE e/o INCAPACITÀ DI MANIFESTARE UNA PROPRIA VOLONTÀ PER INCAPACITÀ DI INTENDERE E DI VOLERE

Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" , l’incaricato del Sindaco accerterà la volontà del dichiarante e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.

Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

ATTI E DOCUMENTI DA VALERE ALL'ESTERO

Se l'atto deve essere prodotto all'estero, se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura di Brescia.

Nessun limite alla copertura geografica