Autenticazione

-Sottoscrizioni o firme

-Fotografie

-Coppie di Atti

 

Sottoscrizioni o firme

L’autenticazione di sottoscrizione consiste nell’attestazione, da parte del dipendente addetto, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza dall’interessato, previa sua identificazione.
L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data e  il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio.
Si ricorda peraltro che, come norma generale, tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere presentate personalmente senza alcuna necessità di autenticare la sottoscrizione, oppure possono essere inviate anche per fax e via telematica, allegando copia di un documento di identità del dichiarante. Fanno eccezione a questa metodologia semplificata le casistiche riportate qui sotto.

QUANDO SI PUO’ AUTENTICARE LA SOTTOSCRIZIONE – CASI GENERALI
L’Ufficio Servizi Demografici non ha una generale competenza autenticatoria, ma può autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:
- istanze (cioè domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (es. deleghe alla riscossione)
- istanze e dichiarazioni sostitutive dell’atto notorio presentate ai privati (es. banche).

QUANDO NON SI PUO’ AUTENTICARE LA SOTTOSCRIZIONE
Non è possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:
- dichiarazioni di impegno e di volontà
- accettazioni o rinunce di incarico
- procure (comunque siano denominati, sono atti in cui l’interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
- deleghe
- dichiarazioni future
- scritture private e meri rapporti tra privati
- dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal Codice Civile
- fogli in bianco.
In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.
Si segnala inoltre che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non sono scritti in lingua italiana. Ai sensi dell’art. 1 della Legge n. 482/1999, la lingua ufficiale della repubblica è l’italiano, e pertanto, l’eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.

COSA SERVE PER AUTENTICARE UNA SOTTOSCRIZIONE
- la presenza personale del richiedente
- un valido documento di identità per identificare colui che appone la firma
- una marca da bollo da € 16,00 (salvo i casi di esenzione).

ATTI E DOCUMENTI DA VALERE ALL’ESTERO
Se l’atto deve essere prodotto all’estero, se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell’apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura di Brescia.

COSA FARE SE LA PERSONA E’ IMPOSSIBILITATA AD APPORRE LA SOTTOSCRIZIONE
1) Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell’incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà “impossibilitato alla firma per incapacità fisica” e poi si procederà all’autenticazione.
2) Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell’impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell’interesse dell’incapace, se l’incapacità non è temporanea, sarà necessario che adottino le procedure di legge per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

Adempimenti: 

L’autenticazione della sottoscrizione si richiede personalmente presso l’Ufficio Anagrafe del Comune di Rezzato. NORMATIVA DI RIFERIMENTO D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 “Disciplina dell’imposta di bollo”

NORMATIVA DI RIFERIMENTO
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 “Disciplina dell’imposta di bollo”

Costi: 

L’autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all’imposta di bollo pari a € 16,00 fin dall’origine, ai sensi del D.P.R. 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento. Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l’obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l’operatore suggerire eventuali cause di esenzione. La marca da bollo deve essere portata personalmente all’utente.

Tempi: Autentica immediata.

 

Fotografie

La legalizzazione di fotografia è l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato; le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono infatti tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato. Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco. Il richiedente si deve presentare personalmente munito di una fotografia formato tessera e di un valido documento di identità. In caso di minore di età è sempre indispensabile la presenza fisica del minore al momento dell'attività autenticatoria.

FOTOGRAFIE DA PRODURRE ALL'ESTERO
Quando la fotografia legalizzata deve essere consegnata all'estero, se si vuole che mantenga la validità legale a tutti gli effetti, la firma del dipendente comunale autenticatore deve essere a sua volta legalizzata presso la Prefettura di Brescia.

Adempimenti: 

L'autenticazione delle fotografie si richiede personalmente presso l'Ufficio Anagrafe del Comune di Rezzato.

Costi: 

La legalizzazione di fotografie non è soggetta all'imposta di bollo e viene rilasciata la relativa certificazione di autentica in carta semplice.

Tempi: Rilascio immediato.

 

copie di atti

L'autenticazione delle copie consiste nell'attestazione di conformità con l'originale,apposta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cogonome, la qualifica rivestita nonchè apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento; esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. L'autenticazione delle copie puo essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere prodotto il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco. Se la copia dell'atto o documento comprende più fogli, il pubbico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

MODALITA' ALTERNATIVE ALL'AUTENTICAZIONE DI COPIE
Con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art. 47 D.P.R. 445/2000), si può dichiarare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente essere conservati dai privati.

QUANDO NON SI PUO' AUTENTICARE LA COPIA DI UN ATTO
Quando non viene esibito l'originale, ma solo una copia conforme.
Quando viene esibita una copia autenticata.
Si rammenta che nel caso di atto notarile, l'unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso.

Adempimenti: 

L'autenticazione di copie e la legalizzazione di atti e documenti si richiede presso l'Ufficio Anagrafe del Comune di Rezzato. NORMATIVA DI RIFERIMENTO D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 "Disciplina dell'imposta di bollo".

NORMATIVA DI RIFERIMENTO
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 "Disciplina dell'imposta di bollo".

Costi: 

L'autenticazione di copie di atti è sempre soggetta all'imposta di bollo pari a € 16,00 fin dall'origine, ai sensi del D.P.R. n. 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sui documenti. Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l'operatore suggerire eventuali cause di esenzione. In caso di copia da autenticare, se l'atto è composto da più facciate, si deve apporre una marca da bollo ogni 4 facciate scritte consecutive.

Tempi:  Rilascio immediato.